10 etapas para montar uma RFP de contratação de agências de publicidade perfeita.

KEEP CALM AND DO A RFP

 

Em algum momento da sua experiência profissional, trabalhando em uma pequena ou grande empresa, você vai se deparar com uma sigla que causa pânico em muitos profissionais: R.F.P.

Vivemos uma realidade em que o Compliance é a regra geral em todas as empresas importantes e sérias do país e do mundo e portanto o preenchimento de uma RFP (Request for Proposal) passa a ser uma obrigação.

 

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O que é uma RFP?

 

Nada mais é do que uma proposta que um pretendente a fornecedor envia a uma empresa com o objetivo de conquistar uma conta ou um job. Por sua vez, para quem recebe a RFP (Request For Proposal), ela funciona como uma forma eficiente de selecionar quem atinge melhor as necessidades da empresa seja pela habilidade, preço ou – o que é mais comum – uma combinação de ambos os quesitos.

 

E agora? Como montar uma?

Existem no mercado uma série de modelos prontos que podem te ajudar a ganhar tempo e preencher rapidamente sua proposta. No fim desse texto, deixamos um modelo para te ajudar a criar a sua de forma rápida e eficiente.

 

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1 - Cabeçalho ou Capa

 

Na capa você sempre vai precisar preencher os seguintes dados:

Nome ou Descrição do Projeto:

Nome da empresa:

Endereço:

Cidade (*): Estado (*) Código postal (CEP):

Pessoa de contato para compras:

Número de telefone do PCP:

Endereço de e-mail do PCP:

 

E agora, vamos item a item:

 

 

 

2 - Introdução

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Aqui você vai precisar incluir as informações básicas e úteis da sua empresa: histórico, quais serviços vocês oferecem, o que ela tem de diferente em relação a concorrência e onde sua empresa está localizada.

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Além disso, descreva também o motivo pelo qual esta RFP está sendo realizada.

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3 - Metas e Escopo

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É o momento de descrever o projeto e as metas que gostaria de atingir. Seja o mais específico possível e descreva as tarefas e critérios individuais.

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4 - Programação de seleção antecipada

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Tenha uma programação detalhada, incluindo prazos para os fornecedores, incluindo uma janela para que perguntas possam ser feitas sobre a sua entrega. Estabeleça uma data limite para que todos os participantes enviem dúvidas, e uma outra data para o envio das respostas aos questionamentos. Lembrando que todas as perguntas e respostas devem ser enviadas a todos os participantes para que o processo seja transparente.

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Aqui o ideal é apresentar um cronograma detalhado.

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5 - Hora e local da apresentação das propostas

 

Indique desde o começo, datas e horários de envios para que seus fornecedores possam se organizar e enviar o melhor trabalho possível. Estabeleça também os formatos das apresentações. Por exemplo: envio por e-mail, apresentação presencial, formatos de arquivos, etc.

 

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6 - Linha do Tempo

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Utilizando uma linha do tempo, você elimina fornecedores que não sejam capazes de trabalhar dentro do período de tempo do seu interesse. Se existir flexibilidade é interessante incluir essa variável com um texto que diga algo como: “Esperamos concluir o projeto em 3 meses, mas somos abertos à negociação diante do projeto ideal”.

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7 - Elementos da proposta

 

Seja claro e específico sobre o que espera que os licitantes incluam em suas devolutivas, delineando uma lista de verificação com itens que espera receber. Essa é uma maneira eficiente de perceber se o solicitante é capaz de lidar com as demandas de sua empresa, afinal, se ele não for capaz de incluir os itens que você julga fundamentais na proposta, muito provavelmente ele não será capaz de concluir o seu projeto. Exemplo de elementos da proposta: capacidade de atendimento, apresentação de cases, estrutura disponibilizada, etc.

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8 - Critérios de avaliação

 

Descreva as expectativas que tem quanto a entrega. Isso ajudará a eliminar os fornecedores que não atendem essas demandas. É interessante que você e sua equipe elaborem os quesitos que serão utilizados para avaliar os candidatos. Itens como exemplos de trabalhos anteriores, histórico de sucessos em outras demandas semelhantes, experiência e habilidade técnica para o atendimento dessas demandas, além de custos de serviço, são algumas opções que você pode considerar.

 

Para facilitar, sugerimos criar uma planilha com os itens que serão avaliados e notas de 0 a 5 que serão dadas por todos os avaliadores envolvidos no processo.

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9 - Obstáculos no caminho

 

É importante apresentar aos licitantes quais serão os obstáculos que serão enfrentados. Um site personalizado por exemplo, recursos limitados precisam ser indicados, recebimento de materiais em outros idiomas, utilização de plataformas específicas, etc.

 

Isso pode permitir que você consiga avaliar os concorrentes a partir do enfrentamento desses desafios.

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10 - Orçamento

 

Fundamental. Seja claro e objetivo nos valores que está disposto a pagar por seus serviços. Ou então estabeleça aqui os critérios que as empresas deverão utilizar para compor e apresentar suas propostas de preço. Por exemplo: hora homem, tabela de serviços, fee mensal com estrutura dedicada.

 

O ideal é que você forneça o formato exato de como a proposta de preço deverá ser apresentada, para que todos utilizem o mesmo critério e facilite a comparação entre as propostas.

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11 - Apêndice – Influenciadores

 

Sabemos que a importância dos influenciadores digitais na decisão de compra das pessoas é cada vez maior. Por isso, não é incomum você precisar criar uma RFP focada apenas nesses profissionais.

 

Como complemento ao que conversamos, listamos alguns elementos fundamentais na criação de uma RFP focada em digital influencers.

 

· Antes de tudo, pergunte-se: onde e como vou utilizar esse influenciador. Quais ações você está procurando? Quais são seus KPI’s? E como vai medir o sucesso da ação? Informar isso ao eventual parceiro é fundamental para que ele entenda claramente o que se espera dele.

 

· Procure influenciadores de alta qualidade, que atendam ou superem os benchmarks médios do setor e que desenvolvam conteúdos de qualidade, afinal é sua marca quem estará em foco. Analise seu passado, outras campanhas que ele esteve envolvido e se os valores dele estão alinhados com os de sua empresa.

 

· Se essa não é a primeira vez que trabalha com influenciadores, forneça o material já trabalhado anteriormente, para que seu possível novo parceiro entenda rapidamente qual o tipo de conteúdo que está em busca.

 

· Explique sua marca, valores, do’s e dont's e público alvo.

 

· Pergunte sobre o tipo de conteúdo que o influenciador é capaz de produzir, com exemplos de materiais utilizados em campanhas de outras marcas anteriormente.

 

· Inclua uma observação sobre a revisão de conteúdo antes que ele seja publicado.

 

· Procure influenciadores que desenhem uma campanha completa para sua marca, com etapas e objetivos claros.

 

· Pergunte sobre a utilização futura dos conteúdos criados pelos influenciadores. Quanto tempo ele poderá ser utilizado e se ele poderá serf retrabalhado internamente.

 

· Informe-se sobre como o influenciador age em relação a mídia paga. E caso ele esteja dentro de uma agência que gerencia seu conteúdo, como é o processo interno tanto de faturamento quanto de execução e suporte.

 

· Previna-se contra fraudes e pense no Compliance de sua empresa. Verifique quais são os mecanismos que o influenciador ou quem o agencia utiliza para evitar esses problemas.

 

Agora que você já conhece como fazer, deixamos aqui para você um modelo visualmente criativo e de fácil aplicação para que você hoje mesmo, já preencha sua primeira RFP.